“Ons medewerkers-participatieplan zorgt voor verbinding”

Om extra verbondenheid met medewerkers te creëren, implementeerde Stolwijk Kelderman een medewerkers-participatieplan. Medio 2021 zijn hierbij, binnen Stolwijk Kennisnetwerk, 18 medewerkers betrokken.

Suzan Besselink (fiscalist en participant) en Joost Kelderman (partner) van Stolwijk Kelderman, vertellen over hoe dit medewerkers-participatieplan ontstond. Adagium begeleidde de organisatie bij de uitwerking en realisatie.

Een ondernemend kantoor

Joost: “Stolwijk Kennisnetwerk ontstond vanuit de gedachte dat wij onze klanten vanuit een duurzame relatie verder willen helpen. Als kennisorganisatie bewijzen wij, vanuit diverse specialistische organisaties, onze toegevoegde waarde. Samenwerken is daarbij een sleutelbegrip. Die gedachte aan ‘samen’ wilden we binnen de organisatie verder vormgeven. We zijn een ondernemend kantoor en juist dat ondernemerschap willen we onder onze medewerkers stimuleren. Daarover hebben we gesproken tijdens diverse partnervergaderingen. Steeds meer van onze medewerkers functioneren op het niveau van eindverantwoordelijke. Met deze groep willen wij graag een nog sterkere verbinding aangaan. Dit leidt in onze optiek tot een verdere groei van de betrokkenheid. Daarnaast vinden we het belangrijk dat deze collega’s ook meedelen in het succes van onze organisatie”.

Het plan kreeg, na diverse gesprekken, verder vorm. Joost vervolgt: “Het was in eerste instantie vooral praten, brainstormen en uitkristalliseren. De impact van de implementatie van medewerkersparticipatie is aanzienlijk voor onze organisatie. We stappen ermee af van een bewezen succesvol partnermodel. Toch voelen we dat dit een logische vervolgstap is”.

Nadat de partners heldere uitgangspunten op papier hadden gezet, schakelden zij Adagium in om het plan samen verder vorm te geven. In 2019 begeleidde Adagium het Wijchense Philipsen Accountants en Fiscalisten ook bij het aangaan van een samenwerking met Stolwijk Kennisnetwerk. Joost: “Daarbij ontstonden een goed contact en positieve ervaringen. Adagium bracht kennis en objectiviteit mee in het traject en vormde een uitstekende sparringpartner”.

Suzan: “Ik ben als fiscalist inmiddels 27 jaar werkzaam bij Stolwijk Kelderman. Vanuit mijn rol binnen de organisatie werd ik benaderd om te participeren. Ik en 22 collega’s woonden een presentatie bij over het medewerkers-participatieplan. Daar werden de aanleiding, het idee en het complete plan gepresenteerd. Ik vond het fijn om te merken dat alles open en transparant gedeeld werd. Vervolgens kregen wij alle stukken toegestuurd, zodat we ons verder in de inhoud konden verdiepen”.

Joost: “Tijdens de presentatie merkten wij dat medewerkers positief reageerden op het voorstel. Mooi om te zien was dat de aanwezigen goede vragen stelden, wat bijdroeg aan de verdere vormgeving van het plan. We hebben ons bewust transparant opgesteld omdat we de vragen en input van alle medewerkers wilden meenemen. Alle kandidaten kregen, gedurende het proces, steeds dezelfde informatie. Door in dit alles samen met onze medewerkers op te trekken ligt er nu een gezamenlijk gedragen plan. Dat proeven we in alle facetten. Er is een evenwichtige regeling ontstaan, waarin iedereen zich kan vinden. Uiteindelijk besloten 18 medewerkers om daadwerkelijk te participeren. Dat geeft wel aan dat het plan goed ontvangen is”.

Ultieme blijk van waardering
Suzan merkte dat er een goed doordacht concept klaarlag, met alle openheid en ruimte voor aanpassingen. Ze vertelt daarover: “Ik voelde echt de mogelijkheid om mijn opmerkingen te delen. Er was sprake van een duidelijk kader en met elkaar scherpten we het plan verder aan. Een groot deel van de organisatie is juridisch onderlegd en daardoor hebben we, op een positief kritische manier, het plan strak neergezet. Dat ik gevraagd werd om te participeren voelde voor mij als de ultieme blijk van waardering. Dat we dit nu gezamenlijk aangaan vind ik een mooie gewaarwording”.

Joost: “Adagium was bij een aantal gesprekken aanwezig. Zij hielden de helikopterview, iets wat lastig is om zelf te hanteren in een dergelijk traject. Daarnaast beschikken zij over kennis van wet- en regelgeving en hielden zij ons, vanuit hun objectieve focus, een duidelijke spiegel voor. We hebben, gedurende het traject, alles met Adagium afgestemd. Het is namelijk van belang om goed te blijven nadenken. Wij stelden onszelf vragen zoals: creëren we hiermee ook daadwerkelijk wat we willen? Hoe gaat het vervolgens in de praktijk werken? Wat moeten we daarvoor optuigen? Dit hebben we redelijk tot in detail vastgesteld in het plan. Daarnaast was het ook een kwestie van afwachten hoe de medewerkers het plan zouden oppakken. We hadden gehoopt op minimaal 10 participanten. Dat we, naar nu blijkt, bijna het dubbele aantal bereikt hebben maakt ons bijzonder trots. Het is mooi om te zien dat de betrokkenheid in de organisatie zo hoog is en dat we samen kansen zien en grijpen. Je mensen zijn je kantoor. Dat klinkt misschien als een cliché maar het is écht zo. Daar moet je dan ook naar handelen”.

Een mooie toekomst tegemoet

Joost: “In een dergelijk proces is geduld een schone zaak. Je moet vooral niet te snel vooruit willen, kunt bepaalde dingen niet forceren en moet toestaan dat zaken zichzelf vormen. Daar komt bij dat je in een dergelijk traject ook op een andere manier naar je organisatie gaat kijken. Met deze – uiteindelijk grote – stap investeren we in de toekomst van onze organisatie. Hierin is groei niet direct een doelstelling. Wij willen onze klanten zo goed mogelijk helpen én faciliteren zodat onze mensen zich kunnen ontwikkelen. Groei is dan het gevolg. We kijken dus met vertrouwen vooruit. We implementeren het plan nu in de organisatie en we zullen in de praktijk ongetwijfeld zaken verder aanscherpen. Ook dat doen we in samenspraak met de participanten”.

Goed advies voor ondernemers en medewerkers
Suzan: “Het is een mooie kans die het grijpen waard is, als je als medewerker kunt participeren in de organisatie. Mits het goed voelt natuurlijk. Als je daar als medewerker vertrouwen in hebt, dan is het zeker de moeite waard om de mogelijkheden verder te onderzoeken”.

Joost: “Een advies dat ik andere ondernemers wil geven: denk goed na over een dergelijk proces. Bij een medewerkers-participatieplan zijn er veel zaken die je moet regelen. De consequenties van keuzes kunnen groot zijn. Als je daar een goed beeld van hebt en er nog steeds enthousiast over bent, ga er dan absoluut voor. Je bindt namelijk belangrijke mensen aan je organisatie, waardoor je hun betrokkenheid verder vergroot. Dat kan naar ons idee alleen maar een positief effect op je organisatie hebben”.